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时间管理(Time Management)

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你是否有这样的经历:

场景1:总是被工作赶着做,好像每天都有做不完的工作,事后总结起来,又不见什么成果。

场景2:写需求文档时,Q一直在闪,邮件一直提示,回复个Q,处理个邮件,顺手再刷个微博,再看个空间,看个博客吧,拿起手机刷个朋友圈,完了想起周报还没写。总是在被打断,总是什么都没做好

场景3:一直在心里想着“那件事必须得做了”,可就是迟迟不能开始。就这么一直拖下去,不到最后一刻完不成。

其结果就是,整天愁眉苦脸、心急火燎,好像忙忙叨叨累的不行,到了该下班的时候却发现其实没干多少正经事,越发舍不得下班,继而挑灯夜战。脸色苍白,目光空洞,神疲气短,恶性循环。

那么问题来了,怎样有效的把控时间,而不是被时间俘虏,这就该学两招如何做时间管理了。 以下介绍两种方法

(1)四象限法则

管理学中有一个重要的定律→“二八定律”,大意是,在任何特定群体中,重要的因子通常只约占20%,而不重要的因子约占80%,因此,只要能控制20%的重要因子,就能控制住全局。同样如果我们能够找出最重要的事情,将时间花在最重要的20%的事情上,而不是花在80%琐碎的事情上,自然可以化忙为闲。

四象限法就是按照紧急性和重要性分为四个象限,对事情进行划分到不同的象限,有不同的行事策略。

我们一般忙于处理紧急且重要的事情,即第一象限,每天都在火急火燎的处理事情,实际效果还不好。原因在于我们没有处理好第二象限的事情,即重要但不紧急的事情。比如,看病是紧急又重要的事情,而运动就是重要但不紧急的事情;平时不注意多运动,保持身体健康状态,只有最后看病的时候忙的不行。

eg:目前手头有以下几件事情:

1、跟XX部门开会讨论需求方案

2、与开发沟通需求,了解开发中可能存在的问题

3、与小李要XXX文档,以存档

4、梳理XX产品需求,为后期产品迭代做准备

5、中午小王约我吃午饭

6、周六,朋友约我去钓鱼,具体时间等他通知

按照四象限法则,这些事情会怎么划分。考虑划分:

第一象限:1

第二象限:2 4

第三象限:

第四象限:3 5 6

事情1,跟进产品方案,推进产品进展,重要且紧急工作项,产品设计阶段是工作推进主体;事情2,已有产品方案投入开发,跟进了解可能存在的问题,是为了确保开发质量,重要但不是很紧急;事情4同理,已有产品投入使用,梳理需求为后期的产品迭代准备,时间较为宽限;事情3、5、8并不重要,但又需要做的,归为第四象限。

当然,每个人的想法可能不一样,结合实际情况和自身对相应工作的理解划分就好。如何划分不是重点,重点是在划分后,切实的去执行。具体的划分方法可以根据个人工作性质和规划进行调整,划分后的执行策略才是关键。

(2)番茄工作法

四象限法则让我们对所有的工作项做整体的规划,明确各项工作的排期;那么如何确保有足够长的时间来集中精力来做某一项工作,确保工作效率呢?

番茄工作法就是拖延症、精神涣散的终结利器。简单说来就是把时间细分,以30分钟为一个单位,这30分钟又划分为工作25分钟休息5分钟。

操作方法:

选择一个待完成的任务

将番茄时间设为25分钟

专注工作,中途不允许做任何与该任务无关的事,直到番茄时钟响起,然后在纸上画一个√短暂休息一下(5分钟就行)每4个番茄时段多休息一会儿。

相关软件推荐

番茄土豆https://pomotodo.com/home 一个在线版的番茄工作法

翻墙工作法——一个android系统的番茄工作法软件

(3)个人经验分享:

每天早上上班的时候(或在前一天下班之前),我会拿出10-15分钟的时间,按照重要和紧急程序梳理下今天(明天)要做的事情。

有几点是重要的:一个思路清晰的大脑,要求事无巨细(因为再小的事都会消耗你的时间)、一个清晰条理的笔记本,并且放在随时可以找到的地方;简单的梳理只是第一步,还要针对四象限法进行具体的划分,划分到不同的区间。

根据具体的划分情况,把相关的事项都列到番茄土豆在线工具中,每个番茄划分为25分钟,完成后中间休息5分钟,四个番茄后可以多休息一会儿。在工作时一定要专注,尽量不要去做其他事情。

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